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Caso de éxito: cómo organizar un evento musical

Todos sabemos que la industria musical no está pasando un buen momento y la organización de eventos musicales no es una excepción dentro del sector. No os queremos deprimir ante tal situación, porque seguramente ya habréis leído muchos informes que relatan esta realidad.

Lo que queremos hoy es presentaros un caso de éxito dentro de la organización de eventos y daros algunos consejos sobre cómo conseguir tales resultados.

Para calentar motores, os dejamos con el aftermovie del último evento de la promotora sobre la que os queremos hablar.

 

¿Sabéis de quién estamos hablando? Para los que aún no conozcáis a los responsables que están detrás de tal producción deberíais echar un vistazo a Midnight Festival, la promotora de nuestro profesor Luka Caro.

Desde 2009 Midnight ha contribuido en el desarrollo de la industria musical del país en muchos sentidos: como promotora con sus diferentes festivales, como sello con su Midnight Records y como agencia de management, reclutando a Juicy M (exclusiva en España) Luka Caro, Ruben Rider y Madness Gangsters.

Dentro de su tarea como promotora, ha organizado eventos por todo el país llenando recintos con una capacidad de 10.000 personas.



¿Cómo lo han conseguido?

Seguramente os pensaréis que detrás de todo esto hay una gran empresa, con un gran presupuesto, con muchos recursos y capital humano. ¡Pues no! Detrás de todo esto hay un gran equipo de profesionales, cada uno especialista en un ámbito, que trabajan codo a codo y sin cesar desarrollando propuestas de valor.

Y hacemos hincapié en lo de la propuesta de valor porque esto es uno de los motivos de su éxito (os lo explicamos más abajo).

Vamos por partes y empezamos por el primer punto a tener en cuenta para tener éxito:

1. Analiza tu público

Seguramente, al leer la palabra “analiza”, te ha entrado una extraña sensación de pereza. Pues debes quitártela de encima para ponerte a trabajar en esto.

Lo primordial, antes de ponerte a decidir qué tipo de evento organizarás, es analizar la situación en la que te desenvolverás y el público al que se dirige tu propuesta. Solo con este análisis previo serás capaz de conseguir el éxito. Hazte esta pregunta:

¿A qué tipo de público me dirijo?

¡Y no vale con tan solo decir a jóvenes! debes hacer un análisis mucho más profundo sobre edad, sexo, poder adquisitivo, intereses, gustos, por dónde se mueven, qué canales de comunicación utilizan, etc. Como más sepas sobre tu público, más focalizarás tu estrategia para conseguir el éxito.

Midnight conoce a la perfección su comunidad y, a partir de este punto, es capaz de desarrollar eventos únicamente pensados para ellos.
 
2. Crea una propuesta de valor

Tal y como os hemos comentado antes, este es un punto muy importante a tener en cuenta. Ya no se trata simplemente de montar un concierto (sea cuál sea el estilo musical), hay saturación de eventos musicales. De lo que se trata es de ofrecer una propuesta de valor. ¿Por qué tu público tiene que venir a tu fiesta? ¿Qué les estás ofreciendo? 

Midnight es especialista en la resolución de esta pregunta: cada temporada prepara una nueva propuesta de valor en la que ofrecen a su público una nueva experiencia.

La línea principal se debe centrar en los artistas, que deben estar acorde con los gustos de tu público (extraídos previamente del análisis inicial), pero debes apostar por algo más. Nos referimos a crear una experiencia.

Las experiencias y las emociones son las que perduran en la mente y debes conseguir transmitirlas a tu público durante el evento.




En su evento para celebrar el pasado Halloween, Midnight apostó por artistas que están en la línea musical que gusta a su comunidad. Pero no se quedaron aquí: aprovechado que era Halloween, trabajaron en una producción muy potente que tenía como objetivo crear una experiencia a todos los asistentes.

Su cabina se transformó en una auténtica casa de los horrores. Podéis valorar el resultado vosotros mismos en esta foto.



Todo el recinto se convirtió en una escena terrorífica, que quería transportar a su público a una noche difícil de olvidar. Un equipo de animación, caracterizado para la ocasión, tenía el objetivo de transmitir el mismo mensaje. En la misma sala, construyeron un pasaje del terror de 15 metros, en el que no faltaron los personajes de las películas de miedo de referencia, como la niña del exorcista o locos con motosierras.

El público podía plasmar su presencia en el evento haciéndose una foto en un fotocol con todos los personajes creados (contenido que utilizaron a posteriori para fidelizar –punto 5-).

Efectos especiales y una impresionante iluminación culminaron la puesta en escena de la noche.

Todo lo que crearon esa noche ha tenido repercusión a posteriori. La realización caló tanto en los asistentes, que fueron ellos mismo quiénes hicieron la difusión de lo que pasó con fotos y vídeos a través de las redes sociales, consiguiendo así viralizar el mensaje y la experiencia.

Este es el resultado que se consigue cuando desarrollas una acción acorde con tu público objetivo.

3. Comunica bien para llegar a tu público

A veces pensamos en ideas, pero se nos hace difícil explicarlas. Si pasa esto, el proceso de comunicación se rompe y tu mensaje no llega al público.

Lo importante es sintetizar tus ideas y plasmarlas en tu proceso de comunicación: lo bueno si breve, dos veces bueno.

Utilizando pocas palabras deberías ser capaz de comunicar a tu público qué verá en tu evento, qué experiencia podrá vivir, dónde y cuándo será.

Midnight combina sus mensajes concisos en imágenes muy visuales que transmiten, además, su propuesta de valor.



4. Utiliza canales de comunicación adecuados

¿Cómo escoger los canales de comunicación adecuados? Esto lo puedes sacar fácilmente de tu análisis inicial.

Ten en cuenta que no es lo mismo hacer un evento para jóvenes de 18 años, que un evento para gente de 30 años. Son perfiles diferentes, que se mueven en entornos diferentes. Sí que hay canales en los que coinciden, como por ejemplo en las redes sociales, pero también debes tener en cuenta que las redes están saturadas de eventos musicales. Estrújate la cabeza y piensa cuál es la mejor manera de llegar a tu público. Combina diferentes acciones en diferentes canales de comunicación para llegar a tu público.

Midnight lleva tiempo trabajando en este sentido, y combina la comunicación online con la comunicación offline, con acciones en lugares en los que se desenvuelve su público.

5. Fideliza

Si te quieres dedicar en el mundo de la organización de eventos, no puedes limitarte a prepararlo y realizarlo. Una vez terminado, debes cuidar y mimar a tu público para que no te olvide. Crea una relación estable con tu comunidad, para que vuelvan a tu fiesta.
  • Comparte el contenido con ellos una vez finalizado el evento.
  • Haz recordatorios periódicamente.
  • Pregunta qué les ha parecido el evento: esto te ayudará a rectificar y mejorar.
  • Agradece: y esto no es ser hipócrita, no olvides que sin tu comunidad, tu evento no tendrá éxito.
  • Recompénsalos: a través de sorteos, entradas gratis, música, podcast, etc.
6. Se innovador

Las “fórmulas” no funcionan toda la vida. Debes reinventarte a lo largo del tiempo, innovando en tu producto.

Midnight acaba de anunciar la próxima fiesta de la nueva temporada. Se trata de RAVEWORLD, una propuesta con la que acercará el formato de los grandes festivales a la diferentes ciudades de todo el país.

La primera la organizarán a Girona, el próximo 13 de diciembre: una oportunidad excepcional para descubrir de primera mano, un caso de éxito en la organización de festivales.


 
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En el apartado anterior hemos hecho referencia a algunos de los orígenes de los datos que tratamos. En la mayoría de casos los datos provienen directamente de los interesados, y los obtenemos principalmente por medio de formularios preparados al efecto. En actividades formativas organizadas en convenio con otras instituciones, los datos pueden provenir de la institución coorganizadora.

Legitimación legal para el tratamiento de datos personales
Los tratamientos de datos que llevamos a cabo tienen diferentes fundamentos legales, según la naturaleza de cada tratamiento.

Para la prestación de servicios educativos: Una vez admitidos nuestros alumnos obtienen servicios educativos de AMSE. El tratamiento de sus datos se inicia con el consentimiento de la persona interesada y se lleva a cabo en cumplimiento de una relación contractual (prestación de servicios) y en cumplimiento de obligaciones legales.

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En cumplimiento de una relación contractual: Caso de las relaciones con nuestros clientes y proveedores y todas las actuaciones y usos de los datos que comportan estas relaciones comerciales.

En cumplimiento de obligaciones legales: En cumplimiento de obligaciones legales (normativa fiscal) comunicamos datos a la administración tributaria. Sería también en cumplimiento de obligaciones legales que comunicaríamos datos a órganos judiciales o a cuerpos y fuerzas de seguridad si lo requeriesen.

En base al consentimiento: Cuando enviamos información de nuestras actividades o servicios utilizamos datos de contacto con el consentimiento explícito de la persona que lo recibirá.

Comunicación de datos personales
Como criterio general únicamente comunicamos datos en cumplimiento de obligaciones legales. En los apartados precedentes hemos explicado las comunicaciones de datos de nuestros alumnos, necesarias para hacer posible la prestación de servicios educativos, y de nuestros clientes y proveedores, en el desarrollo de las relaciones económicas y comerciales.

A fin y efecto del reconocimiento de los estudios realizados y expedición de títulos los datos de los alumnos se comunican a instituciones educativas. En cumplimiento de normas legales se comunican a entidades aseguradoras, y a entidades bancarias con la finalidad de cobro. Para la realización de las prácticas se comunican a las empresas o instituciones de acogida. Se hace con el consentimiento del alumno.

Se realizan transferencias de datos fuera del ámbito de la Unión Europea (transferencia internacional) cuando lo requiere la mobilidad internacional del alumno.

Acceso a datos personales por parte de otras empresas e instituciones
AMSE encarga la docencia a personas especialistas en las materias que figuran en los programas y planes docentes. Los docentes reciben información sobre sus obligaciones en el cumplimiento de la normativa de protección de datos y formalizan su compromiso de tratarlas adecuadamente.

Por otro lado AMSE obtiene servicios de empresas privadas que le aportan su experiencia y especialización. En algunas ocasiones estas empresas externas deben acceder a datos personales. Únicamente se contratan servicios de empresas que garantizan el cumplimiento de la normativa de protección de datos. En el momento de la contratación se formalizan con dichas empresas sus obligaciones de confidencialidad y se realiza un seguimiento de su actuación. Por ejemplo, determinados datos pueden residir en servidores contratados a empresas especializadas o deben ser tratados por empresas que ofrecen soporte informático. Entre las empresas que ofrecen servicios a AMSE figura EUMES Girona SL (EUMES), que tiene acceso a los datos de los alumnos para la prestación de servicios administrativos, contables y docentes.

Tiempo de conservación de datos personales
El tiempo de conservación de los datos viene determinado por la finalidad específica de cada tratamiento. Se conservan también para atender a posibles requerimientos de las administraciones públicas o órganos judiciales. En consecuencia conservamos los datos durante el tiempo necesario para preservar su valor legal o informativo y para acreditar el cumplimiento de las obligaciones de AMSE, pero no por un plazo superior al necesario para las finalidades del tratamiento. En el caso de la información que acredita la formación recibida por los alumnos, los datos se conservan de forma permanente para preservar los derechos de estos alumnos.

En determinados casos, como el de los datos que figuran en la documentación contable y la facturación, la normativa fiscal obliga a conservarlas hasta que no prescriben las responsabilidades en esta materia.

En el caso de los datos que se tratan exclusivamente en base al consentimiento de la persona interesada, se conservan hasta que esta persona no revoca este consentimiento.

La normativa reguladora de la conservación de la documentación pública, y los dictámenes de las comisiones cualificadoras, son un referente determinante en el momento de decidir la conservación o eliminación de los datos vinculados al ejercicio de servicios de interés público.

Derechos de las personas en relación a datos personales
Tal y como prevé el Reglamento General de Protección de Datos, las personas de quienes tratamos datos tienen los derechos siguientes:

A saber si se tratan: Cualquier persona tiene, en primer lugar, derecho a saber si tratamos sus datos, con independencia de si ha existido una relación previa.

A ser informado en la recogida: Cuando los datos personales se obtienen del mismo interesado, en el momento de proporcionarlos debe tener información clara de las finalidades a las que se destinarán, de quien será el responsable del tratamiento y de los principales aspectos derivados de este tratamiento.

A acceder a ellos: Derecho muy amplio que incluye saber con precisión qué datos personales son objeto de tratamineto, cuál es la finalidad para la que se tratan, las comunicaciones a otras personas que se harán (si fuera el caso) o el derecho a obtener copia o a conocer el plazo previsto de conservación.

A pedir su rectificación: Es el derecho a instar la rectificación de los datos inexactos que sean objeto de tratamiento por nuestra parte.

A pedir su supresión: En determinadas circunstancias existe el derecho a pedir la supresión de los datos cuando, entre otros motivos, ya no sean necesarios para los fines para los cuales fueron recogidos y que justificaron su tratamiento.

A pedir la limitación del tratamiento: También en determinadas circunstancias se reconoce el derecho a pedir la limitación del tratamiento de los datos. En este caso dejarán de ser tratados y solo se conservarán para el ejercicio o la defensa de reclamaciones, de acuerdo con el
Reglamento General de Protección de Datos.

A la portabilidad: En los casos previstos a la normativa se reconoce el derecho a obtener los datos personales propios en un formato estructurado de uso común legible por máquina, y a transmitirlos a otro responsable del tratamiento si así lo decide la persona interesada.

A oponerse al tratamiento: Una persona puede aducir motivos relacionados con su situación particular, motivos que comportarán que dejen de tratarse sus datos en el grado o medida que le pueda comportar un perjuicio, excepto por motivos legítimos o el ejercicio o defensa ante reclamaciones.

A no recibir información: Atendemos inmediatamente las peticiones de no seguir recibiendo información de nuestras actividades y servicios, cuando estos envíos se fundamentan únicamente en el consentimiento de la persona receptora.

Ejercicio y defensa de los derechos
Los derechos enumerados pueden ejercerse dirigiendo una solicitud a AMSE a la dirección postal o a través de las otras vías de contacto indicados en el cabezal.

Si no ha obtenido respuesta satisfactoria en el ejercicio de los derechos es posible presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, por medio de los formularios u otros canales accesibles desde su web (www.agpd.es).

En todos los casos, ya sea para presentar reclamaciones, pedir clarificaciones o comunicar sugerencias, es posible dirigirse al Delegado de Protección de Datos mediante mensaje de correo electrónico a la dirección protecciodades@eumes.cat.