Tel. +34 972241010 Móv. +34 646462648 eumes@eumes.cat

Cas d'èxit: com organitzar un esdeveniment musical

Tots sabem que la indústria musical no està passant un bon moment i la organització d’esdeveniments musicals no és una excepció dins del sector. No us volem deprimir davant de tal situació, perquè segurament ja haureu llegit molt informes que relaten aquesta realitat.

El que volem avui és presentar-vos un cas d’èxit dins de l’organització d’esdeveniments i donar-vos alguns consells sobre com aconseguir tals resultats.

Per anar escalfant motors, us deixem amb l’aftermovie de l’últim esdeveniment de la promotora sobre la que us volem parlar.

 

Sabeu de qui estem parlant? Pels que encara no conegueu els responsables que estan darrera de tal producció hauríeu de fer un cop d’ull a Midnight Festival, la promotora del nostre professor Luka Caro.

Des de 2009 Midnight ha contribuït en el desenvolupament de la indústria musical del país en molts sentits: com a promotora amb els seus diferents festivals, com a segell amb el seu Midnight Records i com agència de management, reclutant a Juicy M (exclusiva a Espanya), Luka Caro, Ruben Rider i Madness Gangsters.

Dins de la seva tasca com a promotora, ha organitzat esdeveniments per tot el país omplint recintes amb una capacitat de 10.000 persones.



¿Com ho han aconseguit?
Segurament pensareu que darrera de tot això hi ha una gran empresa, amb un gran pressupost, molts recursos i capital humà. Doncs no! Darrera de tot això hi ha un gran equip de professionals, cada un especialista en el seu àmbit, que treballen sense parar desenvolupant propostes de valor.

I fem èmfasis en el tema de la proposta de valor perquè aquest és un dels motius del seu èxit (us ho expliquem més avall).

Anem per parts i comencem pel primer punt a tenir en compte per a tenir èxit:

1. Analitza el teu públic

Segurament, al llegir la paraula “analitza”, t’ha envaït una estranya sensació de mandra. Doncs te l’has de treure de sobre per posar-te a treballar en això.

El primordial, abans de posar-te a decidir quin tipus d’esdeveniment organitzaràs, és analitzar la situació en la que treballaràs i el públic al que es dirigeix la teva proposta. Només amb aquest anàlisi previ seràs capaç d’aconseguir l’èxit. Fes-te aquesta pregunta:

A quin públic em dirigeixo? 

I no val en només dir a joves! Has de fer un anàlisi molt més profund sobre l’edat, sexe, poder adquisitiu, interessos, gustos, per on es mouen, quins canals de comunicació utilitzen, etc. Com més coneguis el teu públic, més focalitzaràs la teva estratègia per aconseguit l’èxit.

Midnight coneix a la perfecció la seva comunitat i, a partir d’aquest punt, és capaç de desenvolupar esdeveniments únicament pensats per a ells.

2. Crea una proposta de valor

Tal i com us hem comentat abans, aquest és un punt molt important a tenir en compte. Ja no es tracta simplement de muntar un concert (sigui quin sigui l’estil musical), hi ha saturació d’esdeveniments musicals.

Del que es tracta és d’oferir una proposta de valor. Perquè el teu públic ha de venir a la teva festa? Què li estàs oferint? 

Midnight és especialista en la resolució d’aquesta pregunta: cada temporada prepara una nova proposat de valor en la que ofereixen al seu públic una nova experiència.

La línia principal s’ha de centrar en els artistes, que han d’anar acord amb els gustos musicals del teu públic (extrets prèviament de l’anàlisi inicial), però has d’apostar per alguna cosa més. Ens referim a crear una experiència.

Les experiències i les emocions son les que perduren a la ment i has d’aconseguir transmetre-les al teu públic.




En el seu esdeveniment per celebrar el passat Halloween, Midnight va apostar per artistes que estan en la línia musical que agrada a la seva comunitat. Però no es van quedar aquí: aprofitant que era Halloween, van treballar una producció molt potent que tenia com a objectiu crear una experiència a tots els assistents.

La seva cabina es va transformar en una autèntica casa dels horrors. Podeu valorar el resultat vosaltres mateixos en aquesta foto.



Tot el recinte es va convertir en una escena terrorífica, que volia transportar al seu públic a una nit difícil d’oblidar. Un equip d’animació, caracteritzat per a l’ocasió, tenia l’objectiu de transmetre el mateix missatge. A la mateixa sala, van construir un túnel del terror de 15 metres, en el que no van faltar cap dels personatges de les pel·lícules de por de referència, com la nena de l’exorcista o bojos amb moto serres.

El públic podia plasmar la seva presència a l’esdeveniment fent-se una foto en un fotocol amb tots els personatges creats (contingut que van utilitzar a posteriori per fidelitzar – punt 5-).

Efectes especials i una impressionant il·luminació van culminar la posada en escena de la nit.

Tot el que van crear aquella nit ha tingut repercussió a posteriori. La realització va calar tant en els assistents, que ells mateixos van ser qui en van fer difusió amb fotografies i vídeos a través de les xarxes, aconseguint així viralitzar el missatge i l’experiència creada.

Aquest és el resultat que s’aconsegueix quan desenvolupes una acció acord amb el teu públic objectiu.

3. Comunica bé per arribar al teu públic

A vegades pensem en idees, però se’ns fa difícil explicar-les. Si et passa això, el procés de comunicació es trenca i el teu missatge no arriba al públic.

L’important és sintetitzar les teves idees i plasmar-les en el teu procés de comunicació: allò bo, si breu, dues vegades bo.

Utilitzant poques paraules hauries de ser capaç de comunicar al teu públic què veurà a l’esdeveniment, quina experiència podrà viure, on i quan serà.

Midnight combina els seus missatges concisos en imatges molt visuals que transmeten, a més, la seva proposta de valor.




4. Utilitza canals de comunicació adequats

Com seleccionar els canals de comunicació adequats? Això ho pots extreure fàcilment del teu anàlisi inicial.

Tingues en compte que no és el mateix fer un esdeveniments per a joves de 18 anys, que un esdeveniment per a gent de 30 anys. Són perfils diferents, que es mouen en entorns diferents. Sí que coincideixen en alguns canals, com poden ser les xarxes socials, però també has de tenir en compte que les xarxes socials estan saturades d’esdeveniments musicals que es promocionen. Dona-li una volta i pensa quina és la millor manera d’arribar al teu públic.

Midnight porta temps treballant en aquest sentit i combina la comunicació online amb la comunicació offline, amb accions en llocs en els que el seu públic es mou.

5. Fidelitza

Si et vols dedicar en el món de la organització d’esdeveniments, no pots limitar-te a preparar-lo i realitzar-lo. Una vegada hagi passat, cal que mimis i cuidis al teu públic per tal de que no t’oblidi. Crea una relació estable amb la teva comunitat, perquè tornin a la teva festa.
  • Comparteix el contingut amb ells una vegada finalitzat l’esdeveniment.
  • Fes recordatoris periòdicament
  • Pregunta què els ha semblat l’esdeveniment: això t’ajudarà a rectificar i millora.
  • Agraeix: i això no és sé hipòcrita, no oblidis que sense la teva comunitat el teu esdeveniment no tindrà èxit.
6. Sigues innovador

Les “fórmules” no funcionen tota la vida. Has de reinventar-te al llarg del temps, innovant en el teu producte.

Midnight acaba d’anunciar la pròxima festa de la nova temporada. Es tracta de RAVEWORLD, una proposta que aproparà el format dels grans festivals a les diferents ciutats de tot el país.

La primera l’organitzaran a Girona, el pròxim 13 de desembre: una oportunitat excepcional per descobrir de primera mà, un cas d’èxit en la organització de festivals.


 
Aquesta és la política de protecció de dades d’Advanced Music and Sound Education SL. Es fonamenta en els principis del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016 (Reglament General de Protecció de Dades).

Informació bàsica sobre Protecció de Dades

Responsable

Advanced Music and Sound Education S.L.

Finalitat

Resposta consultes web, prospecció i enviament informació comercial i oferta de serveis educatius.

Legitimació

Consentiment de l’interessat.

Destinataris

EUMES Girona S.L.; encarregats de tractament dins i fora de la UE.

Drets

Accedir, rectificar i suprimir les dades, així com altres drets, com s’explica a l’informació adicional.

Pot consultar l’informació adicional i detallada sobre Protecció de Dades a continuació.

 

Responsable del tractament de dades personals
Advanced Music and Sound Education SL (AMSE)
CIF B-55292221
Ctra. Antiga d’Amer 10, 17007 Girona
+34 972 24 10 10
eumes@eumes.cat

Delegat de Protecció de Dades
El Delegat de Protecció de Dades (DPD) és la persona que supervisa el compliment de la nostra política de protecció de dades, vetllant perquè es tractin adequadament i es protegeixin els drets de les persones. Entre les seves funcions figura la d’atendre qualsevol dubte, suggeriment, queixa o reclamació de les persones de qui es tracten dades. Es pot contactar amb el Delegat de Protecció de Dades adreçant-se per escrit a la nostra adreça postal, telèfon o protecciodades@eumes.cat.
 
Finalitats del tractament de dades personals
AMSE tracta les dades personals per diferents finalitats, principalment per prestar serveis docents, enviar informació d’activitats i serveis i mantenir relacions comercials amb els nostres proveïdors.

Gestió acadèmica: AMSE tracta les dades dels alumnes per oferir-los serveis educatius. Les dades aportades i les que resulten de l’activitat docent serveixen de base per a l’avaluació. Les dades dels alumnes s’utilitzen també amb finalitats de gestió administrativa, per enviar informació del seu interès i tramitar i expedir certificats o títols.

Contacte: Tractem dades per atendre les consultes de les persones que utilitzen els formularis de contacte de la nostra pàgina web. S’utilitzen únicament per aquesta finalitat.

Informació d’activitats i serveis: Amb l’autorització explícita de cada alumne, un cop finalitzats els estudis utilitzem les seves dades de contacte per enviar informació dels nostres serveis i activitats.

Gestió de les dades dels nostres proveïdors: Registrem i tractem les dades dels proveïdors de qui obtenim serveis o béns. Tractem les dades imprescindibles per mantenir la relació comercial, els destinem únicament a aquesta finalitat i en fem l’ús propi d’aquesta classe de relació.

Usuaris de la nostra web: El sistema de navegació i el programari que possibilita el funcionament de la nostra web recullen les dades que ordinàriament es generen en l'ús dels protocols d'Internet. En aquesta categoria de dades hi ha entre altres l'adreça IP o nom de domini de l'ordinador utilitzat per la persona que es connecta al lloc web. La nostra web utilitza galetes (cookies) que faciliten la navegació i ens proporcionen informació sobre els nostres usuaris i els seus interessos (més informació sobre la política de cookies).

Altres canals d’obtenció de dades: Obtenim també dades per mitjà de relacions presencials i altres canals com la recepció de correus electrònics o per mitjà dels nostres perfils a les xarxes socials. En tots els casos les dades es destinen només a les finalitats explícites que en justifiquen la recollida i tractament.

Obtenció de dades personals
A l’apartat anterior hem fet referència a alguns dels orígens de les dades que tractem. En la majoria de casos les dades provenen directament dels interessats, i els obtenim principalment per mitjà dels formularis preparats a l’efecte. En activitats formatives organitzades en conveni amb altres institucions, les dades poden provenir de la institució coorganitzadora.

Legitimació legal per al tractament de dades personals
Els tractaments de dades que portem a terme tenen diferents fonaments legals, segons la naturalesa de cada tractament.

Per a la prestació de serveis educatius: Un cop admesos els nostres alumnes obtenen d’AMSE serveis educatius. El tractament de les seves dades s’inicia amb el consentiment de la persona interessada, i es porta a terme en compliment d’una relació contractual (prestació de serveis) i en compliment d’obligacions legals.

En compliment d’una relació precontractual: És el cas de les dades de persones interessades en l’oferta docent d’AMSE. Per altres motius però amb una legitimació similar, tractem les dades de possibles clients o proveïdors amb qui tenim relacions prèvies a la formalització d’una relació contractual.

En compliment d'una relació contractual: Cas de les relacions amb els nostres clients i proveïdors i totes les actuacions i usos de les dades que aquestes relacions comercials comporten.

En compliment d'obligacions legals: En compliment d’obligacions legals (normativa fiscal) comuniquem dades a l’administració tributària. Seria també en compliment d’obligacions legals que comunicaríem dades a òrgans judicials o a cossos i forces de seguretat si ho requerissin.

En base al consentiment: Quan enviem informació de les nostres activitats o serveis utilitzem dades de contacte amb el consentiment explícit de la persona que la rebrà.

Comunicació de dades personals
Com a criteri general únicament comuniquem dades en compliments d’obligacions legals. En els apartats precedents hem explicat les comunicacions de dades dels nostres alumnes, necessàries per fer possible la prestació dels serveis educatius, i dels nostres clients i proveïdors, en el desenvolupament de les relacions econòmiques i comercials.

A fi i efecte de reconeixement dels estudis realitzats i expedició de títols les dades dels alumnes es comuniquen a institucions educatives. En compliment de normes legals es comuniquen a entitats asseguradores, i a entitats bancàries amb finalitat de cobrament. Per a la realització de les pràctiques es comuniquen a les empreses o institucions d’acollida. Es fa amb el consentiment de l’alumne.

S’efectuen transferències de dades fora de l’àmbit de la Unió Europea (transferència internacional) quan ho requereix la mobilitat internacional dels alumnes.

Accés a dades personals per part d’altres empreses i institucions
AMSE encarrega la docència a persones especialistes en les matèries que figuren en els programes i plans docents. Els docents reben informació sobre les seves obligacions en el compliment de la normativa de protecció de dades i formalitzen el seu compromís de tractar-les adequadament.

D’altra banda AMSE obté serveis d’empreses privades que li aporten la seva experiència i especialització. En algunes ocasions aquestes empreses externes han d’accedir a dades personals. Únicament es contracten serveis d’empreses que garanteixen el compliment de la normativa de protecció de dades. En el moment de la contractació es formalitza amb aquestes empreses les seves obligacions de confidencialitat i es fa un seguiment de la seva actuació. Per exemple, determinades dades poden residir en servidors contractats a empreses especialitzades o han de ser tractades per empreses que ofereixen suport informàtic. Entre les empreses que ofereixen serveis a AMSE figura EUMES Girona SL (EUMES) que té accés a les dades dels alumnes per a la prestació de serveis administratius, comptables i docents.

Temps de conservació de dades personals
El temps de conservació de les dades ve determinat per la finalitat específica de cada tractament. Es conserven també per atendre possibles requeriments de les administracions públiques o òrgans judicials. En conseqüència conservem les dades durant el temps necessari per preservar el seu valor legal o informatiu i per acreditar el compliment de les obligacions d’AMSE, però no per un període superior al necessari per a les finalitats del tractament. En el cas de la informació que acredita la formació rebuda pels alumnes, les dades es conserven de forma permanent per preservar els drets d’aquests alumnes.

En determinats casos, com el de les dades que figuren en la documentació comptable i la facturació, la normativa fiscal obliga a conservar-les fins que no prescriguin les responsabilitats en aquesta matèria.

En el cas de les dades que es tracten exclusivament en base al consentiment de la persona interessada, es conserven fins que aquesta persona no revoca aquest consentiment.

La normativa reguladora de la conservació de la documentació pública, i els dictàmens de les comissions qualificadores, són un referent determinant en el moment de decidir la conservació o eliminació de les dades vinculades a l’exercici de serveis d’interès públic.

Drets de les persones en relació a dades personals
Tal com preveu el Reglament General de Protecció de Dades, les persones de qui tractem dades tenen els drets següents:

A saber si es tracten: Qualsevol persona té, en primer lloc, dret a saber si tractem les seves dades, amb independència de si ha existit una relació prèvia.

A ser informat en la recollida: Quan les dades personals s’obtenen del mateix interessat, en el moment de proporcionar-les ha de tenir informació clara de les finalitats a les que es destinaran, de qui serà el responsable del tractament i dels principals aspectes derivats d’aquest tractament.

A accedir-hi: Dret molt ampli que inclou el de saber amb precisió quines dades personals són objecte de tractament, quina és la finalitat per la que es tracten, les comunicacions a altres persones que se’n faran (si és el cas) o el dret a obtenir-ne còpia o a saber el termini previst de conservació.

A demanar-ne la rectificació: És el dret a fer rectificar les dades inexactes que siguin objecte de tractament per part nostra.

A demanar-ne la supressió: En determinades circumstàncies existeix el dret a demanar la supressió de les dades quan, entre altres motius, ja no siguin necessàries per als fins per als quals van ser recollides i en van justificar el tractament.

A demanar la limitació del tractament: També en determinades circumstàncies es reconeix el dret a demanar la limitació del tractament de les dades. En aquest cas deixaran de ser tractades i només es conservaran per a l'exercici o la defensa de reclamacions, d’acord amb el Reglament General de Protecció de Dades.

A la portabilitat: En els casos previstos a la normativa es reconeix el dret a obtenir les dades personals pròpies en un format estructurat d'ús comú llegible per màquina, i a transmetre-les a un altre responsable del tractament si així ho decideix la persona interessada.

A oposar-se al tractament: Una persona pot adduir motius relacionats amb la seva situació particular, motius que comportaran que deixin de tractar-se les seves dades en el grau o mesura que li pugui comportar un perjudici, excepte per motius legítims o l'exercici o defensa davant reclamacions.

A no rebre informació: Atenem immediatament les peticions de no seguir rebent informació de les nostres activitats i serveis, quan aquests enviaments es fonamentaven únicament en el consentiment de la persona que n’és receptora.

Exercici i defensa dels drets
Els drets que acabem d’enumerar es poden exercir adreçant una sol·licitud a AMSE a l’adreça postal o a les altres dades de contacte indicades a l’encapçalament.

Si no s’ha obtingut resposta satisfactòria en l’exercici dels drets és possible presentar una reclamació davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades, per mitjà dels formularis o altres canals accessibles des de la seva web (www.agpd.es).

En tots els casos, ja sigui per presentar reclamacions, demanar aclariments o fer arribar suggeriments, és possible adreçar-se al Delegat de Protecció de Dades mitjançant missatge de correu electrònic a l’adreça protecciodades@eumes.cat.